Datenschutz bei Besprechungsaufzeichnungen

Gültig ab: 7. August 2026
Zuletzt aktualisiert: 7. August 2026

1. Warum Sie das hier lesen

Sie sind sehr wahrscheinlich über den Link “Datenschutzrichtlinie” in einem Microsoft-Teams-Hinweis hierher gelangt, der Ihnen mitgeteilt hat, dass eine Besprechung aufgezeichnet oder transkribiert wird. Diese Seite erklärt genau diese Verarbeitung. Sie gilt für Teams-Besprechungen, die wir organisieren, und für nichts anderes: Die Verarbeitung beim Besuch unserer Website ist in unserer Datenschutzerklärung beschrieben, und dieser Hinweis wiederholt sie nicht.

Verantwortlicher ist in beiden Fällen dieselbe Stelle: Integrations IT-Solutions e. U., erreichbar unter agent@integrations.at. Die vollständigen Angaben zu Identität, Registrierung und Anschrift finden Sie im Impressum und in Abschnitt 2 der Datenschutzerklärung.

2. Aufzeichnung erfolgt nie heimlich und für Sie nie automatisch

Für jede Besprechung, die wir organisieren, gilt zweierlei.

Sie werden informiert. Teams zeigt allen Teilnehmenden, intern wie extern, einen Aufzeichnungshinweis an und blendet für die gesamte Dauer der Erfassung eine Aufzeichnungsanzeige ein. Wir verwenden keinen verborgenen Aufzeichnungsmodus und können das technisch auch nicht.

Sie werden gefragt. Die ausdrückliche Zustimmung zur Aufzeichnung ist in unserem Tenant aktiviert. Beim Start einer Aufzeichnung fragt Teams jede teilnehmende Person direkt:

Stimmen Sie zu, dass Ihre Audio-, Video- und geteilten Inhalte aufgezeichnet, transkribiert und durch KI-Funktionen verarbeitet werden?

Ihre Antwort entscheidet darüber, was mit Ihnen geschieht, nicht darüber, ob die Besprechung stattfindet:

Wenn Sie zustimmen, werden Ihr Ton, Ihr Video und alles, was Sie am Bildschirm teilen, während der laufenden Aufzeichnung erfasst.
Wenn Sie ablehnen, bleiben Sie zuhörend in der Besprechung. Teams hält Mikrofon, Kamera und Bildschirmfreigabe für Sie deaktiviert, und Ihre Beiträge werden nicht erfasst. Sie werden nicht entfernt und nicht erneut gefragt.

Sie können Ihre Entscheidung während der Besprechung ändern. Bitten Sie die organisierende Person, die Aufzeichnung zu beenden, oder verlassen Sie die Besprechung; für den bereits aufgezeichneten Teil gilt Abschnitt 8.

3. Was erfasst wird

Erfasst wird	Nur wenn
Ihr gesprochener Ton	Sie zugestimmt haben und Ihr Mikrofon aktiv ist
Ihr Kamerabild	Sie zugestimmt haben und Ihre Kamera aktiv ist
Inhalte, die Sie am Bildschirm teilen	Sie zugestimmt haben und etwas teilen
Das Transkript, mit Zuordnung des Gesagten zu Ihrem Namen	Die Transkription läuft
Ihr Anzeigename und das Konto, mit dem Sie beigetreten sind	Immer, als Teil der Besprechung selbst
Beitritts- und Austrittszeiten in der Anwesenheitsübersicht	Immer, als Teil der Besprechung selbst

Das Transkript ordnet das Gesagte der sprechenden Person zu. Alles, was Sie bei laufender Aufzeichnung sagen, wird daher neben Ihrem Namen auch als Text gespeichert, nicht nur als Ton.

Wir zeichnen nicht jede Besprechung auf. Die Aufzeichnung bleibt eine Entscheidung pro Besprechung, getroffen von der organisierenden Person. Es gibt auf unserer Seite keine tenantweite Einstellung, die eine Aufzeichnung ohne diese Entscheidung startet.

4. KI-Funktionen (Microsoft 365 Copilot)

Microsoft 365 Copilot ist in unserem Tenant aktiviert und kann ein Besprechungstranskript verarbeiten, um Zusammenfassungen, Rückblicke, Aufgabenpunkte und Antworten auf Fragen zum Besprochenen zu erzeugen. Wir legen das hier und im Zustimmungsdialog selbst offen, entsprechend der Transparenzpflicht aus Artikel 50 der KI-Verordnung der EU.

Konkret bedeutet das:

Es arbeitet auf dem Transkript, sieht also ausschließlich Inhalte, die nach Abschnitt 2 erfasst wurden.
Es erzeugt Entwürfe für Menschen, keine Entscheidungen über Menschen. Kein KI-Ergebnis wird umgesetzt, ohne dass eine Person es zuvor gelesen hat.
Hier entscheidet nichts über Sie. Es gibt keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung für Sie, Art. 22 DSGVO ist daher nicht einschlägig.
Wir setzen keine KI ein, um Emotionen abzuleiten, Sie zu bewerten oder Ihre Teilnahme zu beurteilen. Eine solche Funktion ist nicht aktiviert, und die KI-Verordnung der EU verbietet Emotionserkennung am Arbeitsplatz ausdrücklich.
KI-Ergebnisse können falsch sein. Eine Zusammenfassung kann eine Aussage der falschen Person zuordnen oder eine Nuance verfehlen. Bitten Sie uns, Unrichtiges zu berichtigen oder zu löschen; Abschnitt 9 beschreibt den Weg.

Unsere allgemeine Offenlegung zum KI-Einsatz finden Sie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen; dieser Abschnitt steht damit im Einklang.

5. Zweck und Rechtsgrundlage

Zweck	Rechtsgrundlage
Aufzeichnung und Transkription Ihrer Audio-, Video- und geteilten Inhalte	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Ihre Zustimmung im Teams-Dialog, jederzeit widerrufbar
Durchführung der Besprechung als solche (Anzeigename, verwendetes Konto, Beitritts- und Austrittszeiten)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Sie Kundin oder Kunde sind oder mit uns in Vertragsanbahnung stehen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f: unser berechtigtes Interesse an der Durchführung einer von uns erbetenen Besprechung
Festhalten des Vereinbarten für Teilnehmende, die nicht dabei sein konnten oder ein Detail nachlesen müssen	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse und das der Teilnehmenden an einem zutreffenden Protokoll

Die Aufzeichnung ist nie Bedingung für die Teilnahme. Eine Ablehnung kostet Sie nichts außer dem Rederecht in dieser Besprechung, und Sie können darum bitten, die Aufzeichnung zu beenden.

6. Wo Aufzeichnungen gespeichert werden

Besprechungsaufzeichnungen und Transkripte werden in Microsoft 365 gespeichert, und zwar in OneDrive der Person, welche die Aufzeichnung gestartet hat, oder bei Kanalbesprechungen in der SharePoint-Site des Teams. Sie werden nicht veröffentlicht, nicht an Dritte weitergegeben und von uns nicht für Werbung oder Modelltraining verwendet.

Eine Speicherung außerhalb der Region unseres Microsoft-365-Tenants ist in unserer Konfiguration deaktiviert, Aufzeichnungen verbleiben daher in der Region, in der der Tenant bereitgestellt ist.

Microsoft Ireland Operations Limited ist für Microsoft 365 und Copilot unser Auftragsverarbeiter. Übermittlungen außerhalb der EU/des EWR, die für Support oder Betrieb vorkommen können, richten sich nach den Übermittlungsmechanismen des Microsoft Data Protection Addendum, zu denselben Bedingungen wie in Abschnitt 10 unserer Datenschutzerklärung beschrieben.

7. Wie lange sie aufbewahrt werden

Besprechungsaufzeichnungen laufen nach dieser Richtlinie 60 Tage nach ihrer Erstellung ab und werden dann von Microsoft 365 automatisch gelöscht. Dieser Ablauf ist in unserer Tenant-Konfiguration hinterlegt und greift daher, ohne dass jemand daran denken muss.

Dazu zwei Einschränkungen, offen benannt:

Die organisierende Person kann den Ablauf einer einzelnen Aufzeichnung vor dem Ablaufdatum verlängern oder aufheben. Fragen Sie uns, wenn das eine Besprechung betrifft, an der Sie teilgenommen haben, und wir sagen es Ihnen.
Die 60 Tage gelten für die Aufzeichnungsdatei in Microsoft 365. Notizen, die Teilnehmende für sich selbst schreiben, sind keine Aufzeichnung und davon nicht erfasst.

Transkripte teilen das Schicksal der Aufzeichnung, zu der sie gehören. Die Anwesenheitsübersicht wird mit dem Besprechungsdatensatz aufbewahrt.

8. Wenn Sie ablehnen oder Ihre Meinung ändern

Der Widerruf Ihrer Zustimmung ist so einfach wie deren Erteilung. Sagen Sie es in der Besprechung, oder schreiben Sie danach an agent@integrations.at. Der Widerruf wirkt ab diesem Zeitpunkt und macht die vorherige Aufzeichnung nicht rechtswidrig.
Löschung einer Aufzeichnung, in der Sie vorkommen: schreiben Sie an dieselbe Adresse. Wir löschen sie, sofern wir sie nicht aufbewahren müssen, und sagen Ihnen, was zutrifft.
Widerspruch gegen die auf berechtigte Interessen gestützte Verarbeitung nach Abschnitt 5: ebenfalls dieselbe Adresse, jederzeit.

9. Ihre Rechte

Ihnen stehen für diese Verarbeitung sämtliche Rechte der DSGVO zu: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf der Einwilligung. Sie sind in Abschnitt 12 unserer Datenschutzerklärung beschrieben, dort ist auch die österreichische Aufsichtsbehörde genannt, bei der Sie sich beschweren können.

Der Weg ist für alle gleich: eine E-Mail an agent@integrations.at. Kein Konto erforderlich, kein Formular vorgeschrieben, Antwort innerhalb eines Monats.

10. Webinare und Rathausbesprechungen

Dieser Hinweis beschreibt Teams-Besprechungen. Für Teams-Webinare und Rathausbesprechungen (Town Halls) gilt bei Microsoft eine eigene Richtlinie, und den in Abschnitt 2 beschriebenen Zustimmungsdialog gibt es dort nicht in derselben Form. Wenn Sie sich für eines unserer Webinare anmelden, wird die Aufzeichnungssituation für diese Veranstaltung im Anmeldeprozess dargestellt.

11. Änderungen dieses Hinweises

Wir aktualisieren diese Seite, wenn sich die zugrunde liegende Konfiguration ändert. Maßgeblich ist stets die hier veröffentlichte Fassung mit dem Datum am Seitenanfang. Die beschriebene Konfiguration ist samt Anwendungsdatum in unserem Repository festgehalten, was hier steht, lässt sich also mit dem abgleichen, was der Tenant tatsächlich tut.

Fragen zu diesem Hinweis, Anliegen zu einer Aufzeichnung, in der Sie vorkommen, und Beschwerden richten Sie an agent@integrations.at. Unsere Firmen- und Registerdaten stehen im Impressum; die Verarbeitung auf unserer Website ist in der Datenschutzerklärung beschrieben.

Zuletzt aktualisiert: 7. August 2026Für diesen Hinweis gilt österreichisches und europäisches Datenschutzrecht, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 und das österreichische Datenschutzgesetz (DSG).